Hoje, quem não se torna competitivo acaba perdendo espaço em um mercado tão acirrado. Ainda assim, algumas tarefas não recebem a atenção que merecem — a emissão do DANFE, por exemplo, é muitas vezes deixada em segundo plano apesar de ter grande influência sobre os resultados do negócio.

Pensando nisso, criamos este artigo para mostrar como seu e-commerce pode reestruturar esse processo de maneira estratégica a fim de aumentar a produtividade de todos. Confira!

Por que a emissão da DANFE tradicional prejudica a produtividade no e-commerce?

Quem comercializa produtos em uma loja virtual certamente conhece o DANFE – documento obrigatório para despachar produtos comprados pela internet. Contudo, nem todos entendem o quão negativo pode ser o impacto do processo de emissão para a produtividade dos colaboradores.

Fora o preenchimento do documento, o processo envolve o manuseio do papel, que deve ser dobrado, colocado no envelope canguru, além de inserido nas respectivas caixas que serão enviadas. Na prática, é um trabalho repetitivo que consome tempo e recursos da empresa.

Quanto mais pedidos são realizados, maior a quantidade de emissões DANFE a se fazer. Não à toa, alguns e-commerces contratam pessoas para lidar exclusivamente com essas tarefas.

Contudo, em tempos de transformação digital e avanços acelerados da tecnologia, atividades muito manuais se tornam um empecilho para o crescimento da loja. Os impactos, como detalhamos abaixo, são muitos.

Como esse processo afeta seu negócio?

Tempo de entrega

Com uma fila enorme de pedidos a serem encaminhados, o DANFE tradicional pode gerar um gargalo nos processos. Afinal, quanto mais trabalhoso for o processo de emissão mais tempo a empresa demorará para despachar os pedidos.

Como consequência, o tempo de entrega é afetado e a própria imagem da loja virtual pode ser comprometida, já que o cliente nem sempre entende a demora para envio de uma mercadoria.

Falhas humanas

Toda atividade repetitiva realizada pelos colaboradores traz consigo um risco maior de falhas humanas — e nesse caso não é diferente. Tanto o preenchimento do DANFE, quanto a colagem do envelope na respectiva caixa podem ocasionar erros.

Isso significa um risco maior de caixas trocadas ou produtos enviados para o endereço incorreto, por exemplo.

Custo operacional

O gasto gerado pela emissão repetitiva do DANFE tende a ser o fator mais sentido pela empresa. Além dos custos ligados ao maior uso de insumos (plástico e papel), é preciso alocar funcionários nessa atividade, enquanto a automatização permitiria direcioná-los para áreas estratégicas, como o atendimento ao cliente.

Como o surgimento do DANFE Simplificado pode mudar esse cenário?

De fato, os impactos citados até aqui afetam o próprio valor do serviço oferecido, podendo prejudicar até a imagem que o consumidor tem da sua empresa. Por isso, não estamos falando apenas de agilizar um processo, mas de preservar a reputação da marca

A boa notícia é que existe uma solução para esse problema: o DANFE Simplificado. Trata-se de uma variação que foi criada em agosto de 2020 com o objetivo de atender justamente essa demanda do comércio eletrônico, conforme consta na Nota Técnica 2020.004.

Essa nova versão é mais compacta, já que armazena os dados necessários em um código de barras, assim como traz uma chave de acesso para a NF-e no canto superior direito.

O DANFE Simplificado também pode ser impresso em qualquer tipo de papel, devendo apenas respeitar uma largura mínima de 55 milímetros e conter as seguintes informações:

• os dados do destinatário;
• os dados do emitente;
• o protocolo de autorização;
• o valor da nota.

Mas como esse novo documento otimiza o processo de emissão e identificação?

Além da facilidade de preencher, ele pode ser impresso diretamente em etiquetas. Assim, sua empresa não precisará utilizar mais plásticos — basta colar o DANFE diretamente na caixa ou embalagem. O resultado é um trabalho mais ágil, fácil e seguro, visto que o risco de falhas humanas é reduzido.

Nesse mesmo contexto, a produtividade dos colaboradores que eram alocados nessa atividade também passa a ser maior, o que impacta não só o custo, como o tempo para liberar as mercadorias para entrega.

Como adotar o DANFE Simplificado em seu e-commerce?

A implementação do DANFE Simplificado é rápida, mas exige atenção a dois pontos específicos: a adoção da tecnologia adequada e o preparo da equipe.

No primeiro caso, estamos falando de renovar o parque de impressão, a partir impressoras térmicas para preparar as etiquetas. A equipe, por sua vez, deve ser treinada para operar o novo sistema.

De toda forma, é preciso levar em conta que essa adaptação exige algum investimento. Por isso, se você desejar otimizar os processos de implementação e treinamento, vale a pena procurar um serviço de outsourcing.

A TR Service, por exemplo, fornece soluções de impressão térmica com tecnologia de ponta e processos ágeis. São mais de 30 anos de experiência em otimização logística com o suporte de soluções inovadoras e de qualidade — especialmente no caso do varejo digital.

Conheça melhor o outsourcing de impressão térmica e os demais produtos da TR Service. Em pouco tempo, você terá o DANFE Simplificado trabalhando a seu favor e, com isso, melhorará ainda mais a produtividade no e-commerce!

Se quer entender como essa tecnologia pode ser implementada na sua empresa, entre em contato e fale com quem é especialista no assunto!

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O objetivo é que com essa nova versão, os departamentos fiscais e logísticos das lojas virtuais ganhem mais agilidade na impressão e emissão do tradicional Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), garantindo, dessa forma, um ambiente mais produtivo e sustentável.

Um estudo encomendado pela TR Service à Onion Commerce Consulting mostra que com base nas operações do e-commerce em 2020, o uso do DANFE em etiqueta economizaria R$ 161 milhões de custos com operações logísticas. E mais ainda: ganho de 30 segundos na confecção de cada embalagem; redução de R$ 12 milhões em salários no processo de manuseio (o que representa 16% do total) e 148 milhões de embalagens plásticas deixariam de ser depositadas na natureza.  Para 2021, a estimativa é de que sejam poupados, ao menos, R$ 200 milhões com o uso da etiqueta,

Por isso, se você possui uma loja virtual e quer saber mais como o DANFE simplificado pode beneficiar o seu negócio, não deixe de acompanhar este artigo. Nele abordaremos como surgiu, o que muda em relação ao documento tradicional e como adaptar seus processos a esse novo modelo.

Boa leitura!

O que é o DANFE Simplificado?

DANFE Simplificado é uma nova variação do DANFE tradicional – que deve ser expedido por lojas virtuais a fim de enviar ao consumidor uma representação da NF-e.

Esse novo documento entrou em vigor em agosto de 2020, por meio de modificação na redação da NT2020.004 – DANFE_SIMPLIFICADO v1.004), em que a Secretaria da Fazenda passou a permitir que o DANFE em papel A4 fosse substituído por etiquetas.

Além disso, como o próprio nome sugere, a nova versão também é mais compacta, uma vez que informações, como a descrição do produto ficam armazenadas em códigos de barras.

Veja abaixo um exemplo de DANFE Simplificado:

Resumo das características do DANFE Simplificado:

• O código de barras e a chave de acesso para NF-e devem estar no canto superior direito;
• Pode ser usado qualquer tipo de papel (exceto papel jornal);
• Sua largura mínima é de 55 milímetros;
• Dados obrigatórios: dados do emitente, dados do destinatário, protocolo de autorização e valor da nota.

5 benefícios que o DANFE Simplificado traz para seu e-commerce

Apesar de motivada principalmente uma política sem papel, a substituição do DANFE tradicional pelas etiquetas pode beneficiar os varejistas de muitas outras formas. Afinal, por mais simples que possam parecer esses processos de impressão e emissão, torná-los mais ágeis trará vantagens à toda operação logística do e-commerce.

Confira quais são elas.

1 – Reduz custos com insumos

Tradicionalmente, as lojas virtuais eram obrigadas a seguir um processo padrão em que o DANFE era impresso em papel A4, dobrado e inserido dentro de um plástico, conhecido popularmente como envelope canguru.

Contudo, com o surgimento do novo modelo DANFE e a possibilidade de imprimir documentos menores em etiquetas, as empresas podem reduzir custos na compra de papéis e envelopes.

Na prática, a emissão do DANFE Simplificado reduz os gastos em aproximadamente 40%. Por isso, todos e-commerces devem cogitar essa mudança a fim de tornarem seu negócio mais saudável financeiramente.

2 – Simplifica o processo de expedição

Diferentemente do papel A4 dobrado e colocado dentro do envelope, a etiqueta traz velocidade às tarefas, já que depois de impressa pode ser imediatamente colada na embalagem correspondente.

E isso, principalmente em épocas de grandes volumes de vendas, pode fazer total diferença no prazo de entrega e, consequentemente, na satisfação do consumidor. Afinal, com procedimentos de expedição mais ágeis, menos mercadorias correm o risco de não serem despachadas.

3 – Aumenta a produtividade dos colaboradores

Com as vantagens citadas até aqui, fica claro a redução de trabalhos manuais durante a impressão e emissão do DANFE. Nesse contexto, vale dizer que os colaboradores, antes responsáveis por dobrar e colocar documentos em envelopes, ganham produtividade e podem ajudar ainda mais a empresa assumindo tarefas de maior valor.

4 – Reduz a perda de mercadorias

A visibilidade do código de barras em uma etiqueta colada na embalagem é melhor que das informações inseridas e dobradas em uma folha A4. Isso, por sua vez, diminui os riscos de perdas da mercadoria nos correios ou transportadoras. Por consequência, o e-commerce também ganha credibilidade com seu consumidor.

5 – Torna a empresa mais sustentável

Por fim, e reforçando um dos objetivos principais da criação do DANFE Simplificado, a empresa que adotar esse novo modelo contribuirá para um ambiente mais sustentável, tanto pela redução de consumo de papel quanto de plástico.

Como começar a imprimir esse novo documento?

Mesmo que adotar o DANFE no formato de etiquetas traga benefícios claros e percebidos no curto prazo, vale reforçar que muitas empresas deverão renovar seu parque de impressões, substituindo impressoras a laser pelas térmicas.

Entretanto, para que essa mudança não traga altos custos, é importante considerar um parceiro de outsourcing. Fazendo isso, é possível terceirizar todas as etapas de implementação, manutenção e atualização das impressoras.

Dessa forma, além de conseguir inserir o novo modelo DANFE em seus processos, o negócio ganha mais economia e produtividade por delegar todas as atividades relacionadas ao parque de impressão.

Conheça os diferenciais da TR Service

A TR Service fornece soluções de Outsourcing de Impressão Térmica que visam satisfazer as exigências do mercado, por meio de inovação, tecnologia de ponta e processos altamente qualificados.

Com mais de 30 anos no mercado, temos ampla experiência no varejo digital, o que nos dá aptidão para ajudar nossos clientes a superar os desafios de se adaptar ao novo DANFE Simplificado.

Além disso, nossa fábrica própria permite atender todas as demandas sazonais dos maiores e-commerces do país. De fato, unificamos todas suas necessidades em impressões térmicas em um único serviço para otimizar suas operações.

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