Gestão de fornecedores: saiba como escolher o melhor em 6 passos!

Para que uma empresa opere de forma sustentável, todas as rotinas devem estar alinhadas ao gerenciamento otimizado de todas as áreas envolvidas. Nesse contexto, a gestão de fornecedores é indispensável para garantir o bom fluxo de trabalho e satisfazer os clientes.

Porém, pode ser difícil estabelecer com precisão os critérios para a escolha desses profissionais. Os gestores da empresa contratante conhecem os seus próprios valores, mas como registrá-los de forma ordenada? Pensando em resolver isso, preparamos este artigo. Acompanhe!

1. Entenda os objetivos da empresa

Para realizar a gestão de fornecedores de forma adequada, é preciso estabelecer um planejamento de acordo com as normas e diretrizes dos líderes do negócio. Dessa forma, será possível estabelecer metas viáveis e repassá-las aos prestadores de serviço.

Assim, nesse primeiro momento, é essencial que você já esclareça para os candidatos que eles precisam estar alinhados aos objetivos da sua empresa.

2. Use critérios para escolher seus fornecedores

São diversos os critérios que devem ser estabelecidos para avaliar um fornecedor antes da escolha definitiva. Uma opção recorrente é a utilização de um questionário, que deve ser preenchido de acordo com as diretrizes da empresa contratante.

Assim, é importante listar os critérios gerais, aqueles relacionados a comportamentos desejáveis. Depois, é importante informar os candidatos sobre as exigências mais específicas do negócio.

Critérios gerais

Aqui, temos os critérios indispensáveis para um bom relacionamento. É possível, inclusive, consultar empresas de outros segmentos que contem com os trabalhadores desse fornecedor, caso você deseje buscar referências em outras áreas.

Em primeiro lugar, você deve avaliar a qualidade na prestação geral do serviço, a agilidade nas entregas e a disponibilidade (tanto dos produtos como do próprio fornecedor em ajudá-lo). Depois, é importante pedir informações sobre flexibilidade nas mudanças de pedidos e os preços praticados pelo profissional.

Critérios específicos

Depois, é hora de avaliar exigências mais específicas. Aqui, entram a experiência do fornecedor no ramo de atuação em que a empresa do solicitante atua, o respeito por normas de segurança e as certificações (ISO, por exemplo), caso existam.

Critérios como o sigilo nas transações financeiras, a tecnologia utilizada e a localização são, também, boas medidas para finalizar a sua avaliação. Cabe a cada empresa o peso de cada critério de acordo com suas necessidades e preferências.

Após checar esses itens, é uma boa medida criar um questionário personalizado para facilitar a sua avaliação. Assim, é possível contar pontos de acordo com os critérios prioritários para o negócio. A norma ISO 9001, por exemplo, conta com um sistema de notas que ajuda nesse trabalho.

3. Pense em questões como prazo, renegociações, suporte e não apenas preço

É importante lembrar que os fornecedores mais eficientes são aqueles profissionais que correspondam exatamente (ou até ultrapassem) as necessidades do negócio — levando em conta questões como prazo e suporte, além dos valores praticados.

Assim, o melhor parceiro é aquele que consiga prover aquilo de que você precise em um determinado momento. Dessa forma, ao escolher os seus prestadores de serviço, é essencial esclarecer que a sua relação com eles não se baseia somente em preços, mas em competência e compromisso.

Vamos citar um exemplo: você deseja reduzir o tempo de entrega e atendimento aos clientes. Os fornecedores que oferecem um serviço de entrega mais rápida são, de modo geral, mais caros. Porém, caso você escolha parceiros de reputação duvidosa simplesmente pelo fato de que eles cobrem menos, seus prazos com os clientes podem acabar sendo desrespeitados.

Desse modo, é fundamental que você registre todas as suas demandas mais importantes e estabeleça outros parâmetros além do preço. O prazo médio das operações definitivamente não pode ser negligenciado, assim como o suporte em caso de dúvidas. Priorize, também, fornecedores que estejam abertos a renegociações.

4. Procure por indicações e pesquise as empresas parceiras

Pergunte a amigos e companheiros do seu setor sobre as suas próprias experiências com fornecedores. Como essas pessoas nutrem valores e ética de trabalho similares às suas, é uma ótima fonte para avaliar pontos fortes e fracos de possíveis parceiros.

Além disso, é possível consultar associações comerciais, que terão boas dicas para um determinado ramo do comércio ou indústria. Muitas dessas instituições poderão indicar, também, assessorias especializadas em consultoria. Por meio delas, é possível entrar em contato com profissionais dedicados a avaliar o mercado de forma constante.

Você obterá dicas que o ajudarão não somente na gestão de fornecedores, mas também na hora de acompanhar determinados processos específicos do seu ramo. As exposições e eventos do setor são outra ótima oportunidade para entrar em contato direto com profissionais e conhecer alguns currículos.

Por fim, verifique as revistas que tratam do seu negócio como um todo. É possível, inclusive, encontrar boas dicas até mesmo em revistas de grandes editoras, como a PEGN (Pequenas Empresas & Grandes Negócios). Para complementar o conhecimento, é possível encontrar outras por meio de pesquisas na internet.

5. Tenha um processo de comunicação eficiente

Você realizou uma série de entrevistas e acredita ter encontrado os parceiros ideais. Porém, você acaba notando que os canais de contato são poucos e não há nenhuma garantia de que os profissionais alocados na sede desses prestadores conseguirão informá-lo sobre as suas demandas.

Esse exemplo é importante para que você se atente ao processo de comunicação. Os seus parceiros devem ser facilmente localizáveis, até mesmo para serem contatados no caso de atrasos e outros problemas. Dessa forma, priorize os fornecedores que oferecem canais diversos para a transmissão de informações.

6. Faça avaliações periódicas para manter a qualidade das parcerias

De tempos em tempos, realize uma nova avaliação do fornecedor contrato. Isso é importante para analisar se ele ainda é a melhor opção do mercado. Após revisitar todas as dicas anteriores, você já terá um bom conhecimento dos critérios que devem ser utilizados, então será mais fácil realizar essa tarefa.

Para esse processo de reavaliação, é uma ótima ideia observar o nível geral de conformidade, relacionado às entregas, aos prazos e à agilidade nos procedimentos, como trocas e devoluções. Dessa forma, você estará bem informado para identificar aqueles parceiros que descumprem acordos e comprometem os seus serviços.

Percebeu como a gestão de fornecedores é essencial para encontrar parceiros que se alinhem às suas demandas e preferências? Após ler este artigo, você passa a contar com critérios objetivos para não errar na escolha.

Gostou do post e quer saber mais sobre outro elemento estratégico da gestão de um negócio? Então, leia agora mesmo o nosso post sobre como garantir a qualidade de insumos!